MPY Osuuskunta (myöhemmin MPY) käsittelee sinuun liittyviä henkilötietoja kuten osuustietoja, jäsentietoja, työnhakijoiden ja työntekijöiden tietoja sekä muita osuuskunnan toimintaan kuuluvia tietoja kuten päätöksenteon ja voitonjaon määrittäminen. Lupaamme käsitellä tietojasi parhaalla mahdollisella tavalla sekä suojata niitä kaikin keinoin. Turvallisuus ja tietojesi käsittely turvallisella tavalla, on meille erittäin tärkeä osa toimintaamme.
Jos esimerkiksi tulet jäseneksemme tai yhdeksi omistajistamme, tarvitsemme sinulta yhteystietojasi, kun meillä on sinulle ajankohtaista tiedotettavaa varsinaista kokouksista. Säilytämme tietojasi toimintaan liittyvän ajan, olet sitten osuuskunnan jäsen, omistaja tai työntekijä. Jos taas jäsenyyssuhteesi kanssamme päättyy, poistamme pääosan tiedoistasi osuuskunta- tai kirjanpitolain mukaisesti, kymmenen vuoden (10v) jälkeen viimeistä tapahtumasta. Jos olet joskus hakenut meille töihin, niin tällaisia tietoja säilytämme enintään puolitoista vuotta(1,5v). Työntekijän laajempia tietoja säilytetään 5 vuotta, minimoituja tietoja 10v.
Jos haluat tietää lisää henkilötietojen käsittelystä MPY:ssä, voit lukea siitä tarkemmin alla olevista alakohdista. Muistathan, että voit pyytää omia tietojasi nähtäväksi tai mahdollisesti poistettavaksi. Näissä tapauksissa varmistamme tietopyynnön yhteydessä, että yhteydenotto on sinulta – ettei joku muu pääse tietoihisi käsiksi.
Voit aina olla meihin yhteydessä, tavoitat osuuskunnan helpoiten osoitteesta osuusasiat@mpy.fi ja tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme osoitteessa tietosuojavastaava@mpy.fi.
MPY Osuuskunnan osalta tietoja käsitellään yhtiön nykyisistä ja entisistä omistajista, osuuspääoman koron saajista ja osuuskunnan varsinaiseen kokoukseen ilmoittautuneista. Käsiteltäviä henkilötietoja ovat
Osuuskuntien jäsenistä tallennetaan rekisteriin jäsentunnus ja jäsenyyden alku- ja loppupäivät sekä tiedot mahdollisista jäsenyyteen liittyvistä maksuista.
Osakkaan omistamista osuuksista rekisteriin tallennetaan osuuden laji, littera, osuusnumerot, äänioikeus, omistaja, hallintaoikeuden omistaja, rekisteröimispäivä, liikkeeseenlaskupäivä ja tieto osuuksien luovuttamisesta ja keräämisestä sekä mahdollisesta panttauksesta. Lisäksi osuuksiin voi liittyä päiväkirjamerkintöjä.
Osuuden siirron yhteydessä rekisteriin tallennetaan siirrettävät osuudet, edellinen ja uusi omistaja, rekisteröintipäivä, mahdollinen hyväksymispäivä, siirron tyyppi, kauppapäivä, kauppahinta, varainsiirtovero ja varainsiirtoveron maksupäivä.
Kustakin omistajien ja osakkeiden tietojen muutoksesta jää merkintä rekisterin tapahtumalokiin, mukaan lukien tiedon edellinen arvo.
Koroista rekisteriin tallennetaan koron määrä, koron saajan tiedot, tili jolle korko on maksettu, maksupäivä sekä korosta pidätetyn veron määrä.
Osuuskunnan varsinaiseen kokoukseen osallistuvista rekisteriin tallennetaan osakkaan nimi, ilmoittautumispäivä, mahdolliset tiedot edustajasta, avustajasta ja valtakirjasta sekä muut ilmoittautumisen yhteydessä annetut lisätiedot. Kokoukseen osallistuvista tallennetaan lisäksi kokoukseen saapumisaika ja poistumisaika.
Rekisteriin tallennetaan tietoja OKL 4:16 § mukaisista tietojen luovutuksista sekä mahdollisista muista tietojen luovutuksista kolmansille osapuolille.
Rekisteriin tallennetaan tieto onnistuneista ja epäonnistuneista kirjautumisista sekä IP-osoite, joista kirjautuminen on tapahtunut. Rekisteripalvelun käytöstä tallennetaan lokitietoja, joita käytetään palvelun laadun, toiminnallisuuden parantamiseen ja tietoturvallisuuden seurantaan.
Henkilötietoja käsitellään niin kauan, kun henkilö omistaa yhtiön osuuksia. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään 10 vuoden ajan viimeisimmästä koron tai osuuskunnan ylijäämän maksusta. Henkilön nimeä, osoitetta ja henkilötunnusta käsitellään osana osuuden historiatietoja niin kauan, kun yhtiön jäsen- ja omistajaluetteloa ylläpidetään.
Osuuskunnan varsinaiseen kokoukseen liittyviä tietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan kokouksen päättymisestä.
Jos haet MPY Osuuskunnalle töihin, tarvitsemme sinusta joitakin tietoja hakemuksen käsittelemiseksi. Yleisesti hakusi voi käynnistyä lähettämällä sähköpostia rekry@mpy.fi, tai hakemalla avointa työpaikkaa sivustomme kautta. Jos haet käyttäen verkkosivustolla olevan avoimen paikan kautta, tietojasi käsittelee yhteistyökumppanimme. Tietojen käsittelyn osalta me vastaamme kaikesta hakuun liittyvästä, mukaan lukien kumppanimme.
Työnhakuun liittyen, yleisellä tasolla käsittelemme oheisia tietoja:
Työnhakijan säilytetään maksimissaan 1,5 vuotta. Työnhakijalla on oikeus tulla unohdetuksi tai korjata virheellinen tieto säilytysajan puitteissa. Rekrytoija voi myös itse syöttää hakijan tiedot hakijan pyynnöstä rekisteriin. Työntekijän laajempia tietoja säilytetään 5 vuotta, minimoituja tietoja 10v
Näitä käsitellään luottamuksellisesti ja niitä voivat käyttää ainoastaan ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Hakijatietoja ei luovuteta rekrytointiprosessin ulkopuolelle.
Tietolähteenä on osakkeenomistajat.
Rekisterin tietoja päivitetään osakkaiden oman ilmoituksen perusteella. Rekisteriä voidaan päivittää myös yhtiön asiakasrekisterin ja Postin ja Väestörekisterikeskuksen tietojen perusteella. Vanhentuneita tilinumeroista voidaan poistaa pankkien antamien tietojen perusteella.
MPY käyttää palveluissaan joissain tapauksissa myös muita toimittajia ja siten henkilötietoja voi joissakin tapauksissa käsitellä kumppanimme. Henkilötietoja voidaan käsitellä ainoastaan perusteltuja käyttötarkoituksia varten. Toimittajamme noudattavat kulloinkin voimassa olevan tietosuojalain vaatimuksia.
Tietoja voi käsitellä myös viranomaiset tai muut tahot voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Mahdollisen yrityskaupan, fuusion, ulkoistuksen tai liiketoimintakaupan yhteydessä sekä konsernisuhteeseen tai muuhun taloudelliseen yhteenliittymään liittyen näiden osapuolille, tietojasi voidaan luovuttaa osana tällaista kauppaa tai toimintaa. Tällaisissa tapauksissa tiedotamme sinua hyvissä ajoin, jolloin voit myös käyttää oikeuksiasi henkilötietojen käsittelyn osalta.
Osuuskuntalain 4. luvun 16 §:n mukaan jäsen- ja omistajaluettelon ja entisten jäsenten luettelon tiedot jäsenten ja muiden osuuden ja osakkeen omistajien nimistä ja jäsenyyden alkamisesta ja päättymisestä on pidettävä osuuskunnan pääkonttorissa jokaisen nähtävänä.
Jäsenellä, osuuden omistajalla, velkojalla ja muulla, joka osoittaa etunsa sitä vaativan, on oikeus nähdä myös luetteloihin merkitty muu tieto.
Jokaisella on oikeus osuuskunnan kulut korvattuaan saada jäljennös luettelosta tai sen osasta siltä osin kuin hänellä on oikeus nähdä luettelon tietoja.
Rekisterissä olevia tietoja luovutetaan säännönmukaisesti osuuspääoman koron maksuun liittyen pankeille ja verohallinnolle. Suurimpien omistajien nimet ja omistus sekä tilastollista tietoa rekisterin sisällöstä voidaan julkaista säännönmukaisesti yhtiön vuosikertomuksessa ja nettisivuilla.
Osassa MPY:n käyttämissä järjestelmissä ja pilvipalveluissa palveluntoimittajana toimii Euroopan talousalueen ulkopuolinen organisaatio. Näiden niin kutsuttujen kolmansissa maissa toimivien organisaatioiden kanssa voidaan tiedonsiirtoa toteuttaa, jos EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä tai yritysten välillä on EU:n komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet sekä riittävät voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt tai tietoja voidaan muuten suojata riittävillä teknisillä keinoilla. Tietoja voidaan myös siirtää erityistilanteissa, joissa sopimuksen täytäntöön paneminen sitä edellyttää tai olet antanut tietojesi siirtämiseen suostumuksesi.
Tietyissä tilanteissa tietojasi saatetaan siirtää EU:n talousalueen ulkopuolelle. Niissä tapauksissa olemme tehneet parhaamme suojataksesi tietosi.
Manuaalinen aineisto säilytetään rekisterinpitäjän suojatuissa tiloissa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
Sähköisten asiakastietojärjestelmien asiakastietojen käyttämiseen ja tietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain erikseen määritellyt rekisterinpitäjän omat työntekijät ja rekisterinpitäjän toimeksiannosta ja lukuun toimivien yrityksien työntekijät. MPY:llä on hallittu tietoturva- ja tietosuojaorganisaatio, joka huolehtii henkilötietojen tietosuojasta. Tietosuojaa ohjaa tietoturvapolitiikka ja sitä tukevat turvallisuusohjeistukset sekä asianmukaiset tekniset turvatoimet.
MPY vaatii työntekijöiltään ja yhteistyökumppaneiltaan vaitiolovelvollisuutta, joka sitoo kaikkia asiakasrekisteritietoja käsitteleviä osapuolia. Asiakasrekisterit ja niitä käsittelevät tietojärjestelmän laitteistot on pyritty sijoittamaan ISO27001:2013 sertifioituihin konesaleihin.
Tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty tai muiden lakien ja säännösten edellyttämän ajan. Kuten kirjanpitolaki, viestintäviraston määräykset ja muut vastaavat säännökset. Tietojen poistamisessa ja tuhoamisessa noudatetaan hyvien käytäntöjen mukaista toimintatapaa.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavanlaiset oikeudet:
Mikäli rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, voi rekisteröity esittää pyynnön virheen
korjaamiseksi. Korjauspyyntö tulee tehdä yksilöidysti siten, että rekisterissä oleva virhe voidaan helposti havaita ja korjata oikealla tiedolla.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan tietosuoja-asetusta.
Näet pääosan tiedoistasi Osuuskunnan verkkosovelluksen kautta. Jos haluat tietää laajemmin muusta tallennetusta tiedosta, voit käyttää vallitsevan tietosuoja- ja osuuskuntalain mukaisia oikeuksiasi käyttäen ensisijaisesti tietopyyntölomaketta. Tämä lomake on osa turvallista tietojesi tarkastusta – siinä varmistetaan, ettei tietoihisi pyydä pääsyä kukaan ulkopuolinen ja siksi pyydämme sinua tunnistautumaan osana lomakkeen toimintaa. Jos sinulla on tähän liittyviä kysymyksiä, ota yhteyttä meihin alla olevien, sinulle sopivan toimintatavan kautta.
Voit lähettää meille myös sähköpostia tai kirjepostia alla olevien yhteystietojen kautta. Näissä tapauksissa varmistamme henkilöllisyytesi MPY:n tietopyyntöprosessin kautta.
Tietopyynnön voi tehdä veloituksetta 1 kerran vuodessa. Useammista tai kohtuutonta haittaa aiheuttavista tietopyynnöistä veloitamme voimassa olevan työaikahinnaston mukaisesti kohtuulliset toteutuneet kustannukset.
Selosteeseen saatetaan ajoittain tehdä muutoksia, kehitystyön tuloksena. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, ilmoitamme niistä erikseen, kun sovellettava laki niin edellyttää.
Lisätietoja oikeuksistasi saa Tietosuojavaltuutetun toimiston sivustosta, jossa voit käyttää myös oikeuttasi valituksen tekemiseen.
https://tietosuoja.fi/tietosuojaoikeutesi-ja-oikeusturva
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Nimi: MPY Osuuskunta
Y-tunnus: 0165133-1
Yhteystiedot: Mikonkatu 16, 50100 Mikkeli
Puh. 030 670 3000
Sähköposti: osuuskunta@mpy.fi
Nimi: MPY Telecom Oyj
Y-tunnus: 1570688-2
Yhteystiedot: Mikonkatu 16, 50100 Mikkeli
Puh: 030 670 300
Sähköposti: asiakaspalvelu@mpy.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
MPY Osuuskunta
tietosuojavastaava
Mikonkatu 16, 50100 Mikkeli
Sähköposti: tietosuojavastaava@mpy.fi
Puh. 030 670 3000
Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi